unitex-Rechnungsportal
Für eine digitale Zukunft der Dokumentenübermittlung
Die Digitalisierung ist mit hoher Geschwindigkeit auf dem Vormarsch. Daher haben wir am 01.07.2017 unsere Zentralregulierung (ZR) um ein digitales Rechnungsportal ergänzt.
Das unitex-Rechnungsportal übernimmt ab diesem Zeitpunkt die zentrale Rechnungserfassung und gewährleistet die rechtskonforme Langzeitarchivierung der Dokumente. Über einen geschützten Zugang erhalten Sie Zugriff und Einsicht auf die verbindlich eingestellten und archivierten Rechnungsdokumente.
Kompetenz, Zuverlässigkeit und Diskretion.
Dienstleistungspartner der unitex
Unser Dienstleistungspartner raw (Rechen-Anlage-West GmbH) verfügt über langjährige Erfahrung im Betrieb von Rechnungsportalen. Über 40 Verbundgruppen aus verschiedensten Branchen vertrauen der 1965 gegründeten raw, die sich 1972 auf Verbundgruppen spezialisierte und die seit 1988 rechtskonforme Rechnungsportale betreibt.
Die wichtigsten Vorteile des unitex-Rechnungsportals für Sie:
- Rechtssicheres elektronisches Archiv gem. GoBD
Testiert nach IDW PS 951 (Verfahren), IDW PS 880 (Archivclient).
Die rechtlichen Anforderungen gemäß § 14 UstG (fiskalisches Original) sind erfüllt und die Unsicherheit, bezüglich der rechtskonformen Speicherung von erhaltenen Rechnungen im PDF-Format, wird damit aufgehoben.
- Schneller Zugriff auf die Rechnungen und das Archiv über einen geschützten Internetzugang.
Alle ZR-Rechnungen werden mit Bild und Rechnungsdaten zur Verfügung gestellt
- Reduzierung des papierhaften Rechnungshandlings, dadurch Platz- und Raumkostenersparnis für das Archiv. Rechnungskopien sind bei Bedarf jederzeit nachdruckbar. Zeit-und kostenintensives Anfordern beim Lieferanten entfällt.
- Mitglieder und ZR werden elektronisch aus einem Rechnungsportal informiert. Es gibt keine Abweichungen zwischen vorliegenden Rechnungen und ZR-Abrechnungen.
- Möglichkeit der automatisierte Datenverarbeitung lokal (Archiv, WWS, Fibu)
Jochen Huppertz und Norbert Jung zeigen Ihnen wie Sie mit digitaler Rechnungsverarbeitung durch das Rechnungsportal raw Zeit und Geld sparen können.
Das unitex-Rechnungsportal als »der Prozessbeschleuniger für alle, die nicht mehr manuell buchen wollen» und der Schutzschirm zur Einhaltung der GoBD!
Das Rechnungsportal im Detail
Die Zielsetzung
Was kann das unitex-Rechenportal
Die Vorteile
Unser Umsetzungspartner
Häufige Fragen / FAQ
Die Zielsetzung
Die Zielsetzung des unitex-Rechnungsportals
Gewinnung von Vorteilen aus gemeinsamem Handeln
• Warenkondition (Mengenbündelung)
• Finanzkondition (Zentralregulierung)
• Marketing
• Abschmelzen von Verwaltungskosten bei Mitgliedern und Lieferanten
Die unitex GmbH kann mit dem Rechnungsportal die Verwaltungskosten aller Beteiligten reduzieren. Hierdurch kann insbesondere das Mitglied einen Nachteilsausgleich gegenüber Konzernen erzielen.
Ergebnis:
Alle Rechnungen, die sowieso bereits zentral erfasst werden, werden
• jetzt zusätzlich archiviert gemäß GoBD
• zusätzlich den Mitgliedern mit Bild und Rechnungsdaten zur Verfügung gestellt
Was kann das unitex-Rechenportal
Die Definition des unitex-Rechnungsportals
- zentrale Erfassung von ZR – Rechnungs-/Gutschriftsbelegen
- Archivierung GoBD konform als Originalbeleg (gemäß §14 UStG, 10-Jahre)
- Bild- und Datenbereitstellung für die Mitglieder
- geschützter Internetzugang
Ablaufdiagramm ohne unitex-Rechenportal
- permanenter manueller Erfassungsaufwand
- fehleranfällige Erfassung
- Kapazitätsengpässe bei Erfassungsspitzen
- n-fache Schnittstellenabstimmung
- aufwendige Rechnungseingangskontrolle
Ablaufdiagramm mit unitex-Rechenportal
- eine Schnittstelle
- eine standardisierte Datenstruktur
- keine Erfassungsfehler
- hoher Belegdatendurchsatz
- Verifizieren von Konditionen
- weniger Personalaufwand
- weniger Spezialwissen
Die Vorteile
Vorteile des unitex-Rechenportals
Mehrwert
- rechtssicheres elektronisches Archiv gem. GoDB
- testiert nach IDW PS 951 (Verfahren), IDW PS 880 (Archivclient)
Die unitex GmbH kann mit dem Rechnungsportal die Verwaltungskosten aller Beteiligten reduzieren. Hierdurch kann insbesondere das Mitglied einen Nachteilsausgleich gegenüber Konzernen erzielen.
Arbeitsvereinfachung
- Personalkostenersparnis durch Möglichkeit der automatisierten Datenverarbeitung lokal (Archiv, WWS, Fibu)
- Sofortzugriff auf alle Rechnungen von jedem Arbeitsplatz mit Internetzugang
- Reduzierung des papierhaften Rechnungshandlings. Schnelles Finden von Rechnungen. Platz- und Raumkostenersparnis durch Wegfall der papierhaften Aufbewahrung
- Erfassung und Übergabe der Lieferscheinnummer zur schnellen Zusortierung Rechnung – Lieferschein
- automatische Rechnungszustellung per E-Mail im Nachtsprung
- Datenweitergabe an berechtigte Dritte (z.B. Steuerberater) durch das Mitglied einstellbar
- Rechnungskopien sind bei Bedarf jederzeit nachdruckbar – Zeit-/kostenintensives Anfordern beim Lieferanten entfällt.
- einheitliches Rechnungslayout für per EDI gelieferte Rechnungen erleichtert die Verarbeitung
- strukturiertes Reklamationswesen optional
- Mitglieder und ZR werden elektronisch aus einem Rechnungsportal informiert – es gibt keine Abweichungen zwischen vorliegenden Rechnungen und ZR-Abrechnungen
Konditionssicherung
- Qualitätsverbesserung durch Möglichkeit zum automatisierten Erkennen nicht geleisteter Konditionen
Den Mitgliedern eröffnet sich in sehr unterschiedlichem Maße ein Potential zur Senkung des Personalaufwandes. Den führenden WWS- und Fibu Systemanbietern ist die Schnittstelle zur Weiterverarbeitung der Daten bekannt.
Dann können die Mitglieder neben den heutigen Vorteilen der Archivierung, weniger Nachfrageaufwand und der Vorsortierung der Belege weitere Kostensenkungspotentiale frei setzen.
Unternehmensvergleiche in der Kooperationslandschaft zeigen, dass Prozessveränderungen wie die Nutzung von bereit gestellten Rechnungsdaten zur dauerhaften Ertragsverbesserung führt.
Rohertragsverteilung
Vergleich von Kooperationsmitgliedern, die Daten der Zentrale automatisiert nutzen (integrierte Lösung) mit denen, die für sich insulär arbeiten.
Unser Umsetzungspartner
Unser Umsetzungspartner
GRÜN raw GmbH – Digitalisierung von Handel und Verbundgruppen
Grün raw verfügt über Erfahrung im Betrieb von Rechnungsportalen
- 1965 Gründung des Rechenzentrums, neutraler Status vermeidet lähmende Machtspiele
- 1972 Spezialisierung auf Portale für Verbundgruppen
- 1988 Erster Betrieb von rechtskonformen Rechnungsportalen
Branchen:
Sportartikel, Schuhe, Getränke, Holz, Baustoffe, Lebensmittel, automotive, Kosmetik, Möbel, Büro, Textil, Technikhandel und vieles mehr
Häufige Fragen / FAQ
Häufige Fragen zum unitex-Rechnungsportal / FAQ
- Wie arbeite ich am Besten mit dem Rechnungsportal ?
Aufgrund der bei den Händlern unterschiedlichen Abläufen zur Rechnungsverarbeitung bietet das Rechnungsportal auch unterschiedliche
Nutzungsmöglichkeiten (s. Handbuch). Allen Verfahren gemeinsam ist, daß zur Verbuchung kein Belegausdruck notwendig ist. - Passwort vergessen
Der Benutzer klickt im Rechnungsportal den Menüpunkt Passwort vergessen an, nach Eingabe von Benutzernamen und Mitglieds-Nummer
wird Passwort versenden angeklickt. Anschließend wird im Rechenzentrum automatisch ein neues Passwort erzeugt und an die hinterlegte email
Adresse des Benutzers versendet. - Zugangsdaten (Benutzername, Passwort) vergessen
Der Zugang erfolgt auch der heutigen Systematik des vorhandenen RSB Portals. Das Rechnungsportal wird hierüber direkt angesprochen. Im
Rechnungsportal gibt es zwei Berechtigungsebenen: Normaler User und Administrator. Der Administrator kann weitere User verwalten. Wenn
der Zugriff nicht funktioniert kann es sein, dass der lokale Cache zu leeren ist. Eine Anleitung findet sich unter
https://www.java.com/de/download/help/webcache.xml - Weitere Benutzer anlegen, e-Mail Konto ändern
Der User mit Administratorrecht kann weitere User anlegen, der Daten ändern, User löschen. Hierzu ggfs. Rücksprache mit unitex. - Der Beleg sieht ja ganz anders aus, ist der Beleg vollständig ?
Wenn der Beleg elektronisch eingereicht wurde, muss er als „vom menschlichen Auge lesbares Bild“ dargestellt werden. Dieses Bild ist für alle
elektronisch eingelieferten Belege gleich aufgebaut. Alle elektronischen Rechnungen werden nach den fiskalischen Anforderungen (§14 UStG)
geprüft. Auf den bisherigen gedruckten Rechnungen sind über die Jahre immer mehr Informationen gekommen, die in der elektronischen
Übertragung seitens Lieferanten zum Status quo nicht immer abgebildet werden. Anfragen um Erweiterungen bitte melden. Definitiv überflüssig
ist der Andruck von AGB oder Bankverbindung. - Wieso steht Duplikat drauf, wo ist das Original?
Das Original ist im elektronischen Archiv auf dem zentralen System im Rechenzentrum. Jede „Rückvergrößerung aus dem Archiv“ über
Bildschirm oder Druck oder PDF-Generierung muss zwingend den Aufdruck „Duplikat“ haben. Andernfalls könnten beliebige Originale erzeugt
werden. Oft wird mit Original auch nur der Datenträger Cellulose gemeint. Das Original ist im zentralen Archiv für die gesetzlich vorgeschriebene
Archivierungszeit von 10 Jahren. Dies ist gegenüber der Zentrale auch durch Testate gesichert. Der Händler arbeitet immer nur mit Kopien. - Legitimation des PDF aus dem Portal ?
Bei dem aus dem Portal heraus versandten PDF handelt es sich nur um Arbeitskopien. Diese können auch weg geworfen werden. Das
fiskalische Original verbleibt im Portal. - Mein Steuerberater / ich brauche aber das Original
Durch den Archivierungsvertrag, der mit dem Händler geschlossen wurden, ist das Original im zentralen Archiv. Der Händler beauftragt Grün raw mit
der elektronischen Archivierung seiner Belege. Der Steuerberater kann auch als weiterer User im Portal angelegt werden. - Lieferant hat Papierbelege an Händler geschickt
Ab dem 01.07.2017 werden die Lieferanten sukzessive auf das Portal aufgeschaltet. In dieser Übergangszeit veröffentlicht unitex monatlich eine
Liste der Lieferanten, die keine Rechnungen mehr direkt an die Händler schicken. Der Lieferant hat eine Verfahrensanweisung. Wenn nach der
Aufschaltung zum Portal der Lieferant noch einen Beleg zum Händler schickt, so soll er diesen Beleg an den Lieferanten zurück schicken.
Andernfalls wird der Verfahrensweg nicht korrigiert. - Lieferantenrechnung nicht im Portal
Dann wurde sie nicht eingereicht. Die Belegerfassung hält keine Vorräte an Belegen. Der Händler geht bei Bedarf direkt an den Lieferanten zur
Belegübergabe an Grün raw - Zusammenführung der Rechnungen zu den passenden Dekaden- Abrechnungen der RSB ?
Grundsätzlich gibt es keine Abweichungen mehr zwischen den Belegen, die RSB und dem Händler vorliegen. Beide Parteien werden aus einer
Datenquelle vollelektronisch versorgt. - Fehler in der Rechnung
Die Reklamation kann wie bisher direkt oder über das Rechnungsportal an den Lieferanten gesendet werden. Lieferant erstellt dann einen
ordnungsgemäßen Gutschriftsbeleg. Damit keine Abweichung zum Rechnungsportal entsteht und alle Belege korrekt für die händler– und
lieferanteneigene Fibu erzeugt werden, empfehlen wir keine Einreichung von Belegen zur Verrechnung an die RSB. - Fehler in der Erfassung der Rechnung
Kontaktaufnahme durch den Händler mit Grün raw zur Klärung mit Nennung der Paginiernummer und des Fehlers. Grün raw sorgt für die Korrektur und
deren Mitteilung an den Händler und RSB - Archivierung und Verwendung von PDF Belegen
Elektronisch übergebene Belege müssen auch elektronisch unveränderbar abgelegt werden (GoBD Randziffer 131). Die Anforderung wird durch
das Rechnungsportal erfüllt. Das bedeutet auch, daß ein Ausdruck von elektronisch übergebenen Belegen als Originalnachweis gegenüber dem Finanzamt unzulässig ist. - Mischung papierhafte und elektronische Archivierung
Dies ist zulässig. Ein papierhaft eingereichter Beleg kann auch elektronisch gespeichert werden, ein elektronisch eingereichter Beleg muß immer
elektronisch archiviert werden. - Sicherheit von Grün raw
Grün raw ist ein Rechenzentrum (RZ), gegründet 1965. Grün raw verfügt über bauliche, technische und organisatorische Maßnahmen zur Darstellung von
Zugangsbeschränkung, Videoüberwachung, Panzerung, Klimatisierung, Notstromversorgung, Löschanlage, Datenauslagerung.
Im Falle der Insolvenz oder der Beendigung der Geschäftsbeziehung kann jeder Archivteilnehmer einen Datenträger je Kalenderjahr (unter 50
Euro) mit den Archivdaten und einer Recherchesoftware erhalten. Der Datenträger ist testiert als Original gegenüber dem Finanzamt (IDW PS
880). - Lohnt sich eine EDV-Automatisierung ?
Nicht immer lohnt die Automatisierung der Belegverarbeitung. Unbenommen profitiert der Händler vom testierten Archiv, der jederzeitigen
Verfügbarkeit der Belege, dem vereinfachten Layout und ggfs von noch mehr Portalfunktionen wie z. B. Laufzettel.
Die meisten Händler werden zu Beginn die Belege noch ausdrucken. Dann muss in der Nutzerpflege die E-Mail Einstellung „Belege in einer Datei“
angeklickt und gespeichert werden. - Wie wird gebucht ?
Es genügt in der Fibu der Verweis auf den Beleg analog dem papierhaften Verfahren. - Portalkosten
Die Portalkosten werden anteilig von der Zentrale und den Lieferanten übernommen - Druckkosten
Grundsätzlich ist es völlig normal, dass auch noch mehrere Wochen nach der Umstellung auf das Rechnungsportal lokal Belege gedruckt
werden.
Ja, es entstehen Druckkosten beim Händler, aber gleichzeitig besteht für alle Händler der Verbundgruppe die Chance zur Vereinfachung der
Rechnungserfassung. Die lokalen EDV-Systeme sind gehalten, die Daten so automatisiert einzuspielen, dass auf Dauer weniger Tipparbeit
entsteht.
Der Rechnungsbeleg kann alternativ zum Ausdruck auch im Rechnungsportal bearbeitet werden z.B. kann ein Notizzettel angebracht werden.
Selbst die Vereinheitlichung des Belegbildes von elektronisch eingereichten Rechnungen erleichtert die manuelle Arbeit. Alle Felder stehen
immer an der gleichen Stelle. - Mein EDV-System kann keine automatisierte Datenverarbeitung
Jeder EDV-Systemanbieter des Händlers kann direkt Kontakt zur Abstimmung mit Grün raw aufnehmen. - Welches Datenausgabeformat ist das Richtige
Es kann zwischen verschiedenen Ausgabeformaten der Rechnungsbilder und -Daten gewählt werden, kostenfrei, immer sofort wirksam. Die
Ausgabenformate sind Userabhängig. Zum Test von alternativen Formaten empfehlen wir daher einen weiteren Nutzer anzulegen. - Warum kann man nicht eine Kopie-CD bekommen, die Originale verbleiben aber dennoch im Grün raw-Archiv?
Die Erstellung der CD mit Übergang des Originalstatus auf das Mitglied ist ein Rechtskonstrukt und hat nichts mit einer Löschung von Daten im
Rechnungsportal zu tun. Auch nach der Ausgabe der CD mit den Originaldaten an das Mitglied ist der Datenzugriff im Portal bis zum Ablauf der
gesetzlichen Aufbewahrungsfrist möglich. Die Daten werden nicht gelöscht. Kopien der Belege sind über das Portal recherchierbar und abrufbar. - Bei der Verarbeitung werden heute Bemerkungen auf den Rechnungen festgehalten. Wie sieht hier die Lösung bei einem digitalen
Beleg aus?
Wenn kein Beleg gedruckt wird, kann im Rechnungsportal am Beleg ein Bemerkungsfeld befüllt werden. Dieses wird im Portal abgespeichert - Kann ich einzelne Rechnungen bestimmten Filialen zuordnen?
Über den Workflow im Rechnungsportal können Belege konkret Mitarbeitern zugewiesen werden. Der Mitarbeiter sieht dann nur die Belege, die
ihm zugewiesen wurden. - Umgang mit Filialen:
Der Begriff Filiale greift dann als Kriterium der Belegtrennung, wenn es für die Filiale eine eigene Debitoren-/ZR-Nr. gibt. - Wie funktioniert die Datenübertragung zu DATEV? Kann ich die Daten direkt in das „DATEV Wareneingangsbuch“ übernehmen?
Datev hat eine csv Einlese-Schnittstelle. Diese definiert der Datenempfänger (Steuerberater). Optional kann auch die Kreditoren-Nr. des Händlers
im Portal der Lieferanten-Nr. der ZR und auch ein Kontierungsstempel zugeordnet werden. Diese Daten werden dann mit ausgegeben. - Ich arbeite mit der DATEV-Autoerkennung (Rechnungen werden direkt einem bestimmten Lieferanten zugeordnet). Ist dies mit dem
Standard-PDF auch noch möglich?
Das Belegbild (PDF) aus dem Portal führt die Paginiernummer im Dateinahmen. Daher kann mit Hilfe der Indexdatei (csv, Kopfdaten) eine
Verschlagwortung für Drittarchive durchgeführt werden. Alternativ wäre der Beleg zu drucken, zu scannen und in die OCR (Autoerkennung) zu
übergeben. - Kann ich an dem Beleg pro Position einen elektronischen Vermerk machen (z.B. Wenn die Anzahl nicht stimmt = Reklamation) ?
Der „gelbe Zettel“ im Portal ist belegbezogen. Anders sieht es bei einer Reklamation gegenüber dem Lieferanten aus. Hier kann bei den
Belegen, die vom Lieferanten elektronisch eingereicht wurden, eine Position ausgewählt, korrigiert und direkt dem Lieferanten zur Bearbeitung
übersandt werden. - Was ist bei einer Betriebsprüfung zu beachten?
Bitte informieren Sie den Prüfer über das von Ihrem Verband geführte und testierte Rechnungsportal. Im Zweifel soll der Prüfer direkt Kontakt
auch mit der raw aufnehmen. - Häufige Anwendungs-Fragen
Es gibt ein Handbuch, dieses ist im Rechnungsportal hinterlegt. Das Handbuch fußt auf einer Priorisierung von Anwendungs-Fragen.
Ihr Ansprechpartner
Xaver Albrecht
Geschäftsführer
+49 151 730 501 33
x.albrecht@unitex.de
